Powiązane pliki, konfiguracja serwera FTP

Powiązane pliki, konfiguracja serwera FTP

Powiązane pliki

Czym są “Powiązane pliki”

Funkcja “Powiązane pliki” umożliwia kojarzenie dowolnych plików z rekordami danych. Ilość skojarzony plików nie jest ograniczona, podobnie jak ich typ. Pliki te nie są ładowane do bazy danych, a jest to jedynie wskazanie ich położenia. Umożliwia to dotarcie do skojarzonych dokumentów w szybki sposób bez konieczności przeszukiwania dysku. Powiązany plik może zawierać opis, który ułatwi ustalenie czego dotyczy.
Pliki można powiązać z:
– kontrahentem,
– urządzeniem / pojazdem,
– zleceniem,
– zadaniem,
– dokumentem kosztowym,
– kartoteką magazynu,

– umową CPC,
– samochodem w firmie.

Funkcja ta umożliwia kojarzenie plików, które znajdują się na dysku lokalnym lub sieciowym. Należy jednak pamiętać, że w przypadku pracy wielu użytkowników na różnych komputerach wskazanie pliku, który znajduje się na jednym z komputerów nie da możliwości otwarcia tego pliku innemu użytkownikowi, który pracuje na innym komputerze. Rozwiązaniem może być umieszczanie i wskazywanie plików na wspólnym dysku sieciowym lub w folderze współdzielonym przez system synchronizacji chmurowej.

Drugą możliwością jest konfiguracja serwera FTP, na który zostanie załadowany plik wskazany przez użytkownika. Dzięki temu może wybierać pliki, które znajdują się w dowolnym miejscu np. na pulpicie czy pamięci przenośnej. Wybrany plik zostanie załadowany na serwer FTP a następnie możne zostać usunięty z nośnika lokalnego. Dodatkowo folder FTP może znajdować się w zasobie dostępnym poprzez HTTP co ułatwi dostęp do plików np. przez internet. Może być on chroniony wówczas, aby pobrać plik należy podać login i hasło.

Konfiguracja serwera FTP

Aby skonfigurować połączenie z serwerem FTP wybierz z menu Program / Konfiguracja serwera FTP. Otworzy się okno, które umożliwi wpisanie konfiguracji. Jest to jednocześnie prosty klient FTP, który pozwala na wysyłanie, pobieranie i usuwanie plików oraz zarządzanie folderami.

W odpowiednich polach należy podać dane wg opisu czyli:

  • adres hosta oraz port,
  • nazwę i hasło użytkownika,
  • wybrać sposób połączenia i szyfrowania,
  • kliknąć “Połącz” w celu weryfikacji poprawności konfiguracji.

Jeżeli konfiguracja jest poprawna nastąpi połączenie z serwerem FTP. Kontrolka Serwer FTP zmieni kolor na zielony, a po prawej stronie pojawi się zawartość folderu. Jeżeli logujący się użytkownik ma dostęp do większego zasobu, można ustalić położenie docelowego folderu dokumentów. W tym celu w polu Folder główny plików wpisz ścieżkę, lub wybierz odpowiedni folder i kliknij ikonę strzałki, aby został on przepisany z aktualnej ścieżki.

Aby dokumenty pobierać przez protokół HTTP, zasób musi być dostępny w obszarze public_html domeny. Folder ten może być chroniony, wówczas aby pobrać pliki konieczne będzie podanie nazwy użytkownika oraz hasła. Będzie to dodatkowe zabezpieczenia dokumentów przed osobami nieuprawnionymi.

Po zakończeniu konfiguracji kliknij Zapisz, aby zapamiętać ustawienia.

Jak korzystać z funkcji “Powiązane pliki”

Aby wywołać funkcję kliknij na wybranym wierszu w tabeli prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Powiązane pliki.

Otworzy się okno, które będzie zawierało listę plików. W oknie tym możesz wyszukiwać pliki, dodawać, edytować opis, usuwać oraz przeglądać / otwierać zawartość plików.

Dodanie pliku do powiązanych

Aby dodać plik kliknij ikonę z plusem “Dodaj ścieżkę pliku”, wyświetli się okno edycji wpisu.

Następnie kliknij Wybierz, aby wskazać plik, który chcesz powiązać. Możesz wpisać opis, który ułatwi identyfikacje i wyszukiwanie pliku. Jeżeli skonfigurowany jest serwer FTP, plik zostanie automatycznie załadowany. Jeżeli nie chcesz, aby znalazł się on na FTP zaznacz Nie ładuj na serwer FTP. Zamiast wybierać plik lokalny, możesz wpisać ścieżkę dostępu do pliku, który znajduje się na publicznym zasobie np. na stronie www. Możesz również wkleić link z przeglądarki internetowej.

Podczas ładownia plików na serwer FTP / WWW automatycznie budowana jest struktura katalogów. Ich nazwy uzależnione są od rodzaju danych, których dotyczą pliki. Przykładowo jeżeli dodajesz plik związany z klientem, którego ID = 123, wówczas zostanie utworzony folder o nazwie “k123”. Jeżeli dodasz plik, który będzie dotyczył urządzenia tego klienta, wówczas w folderze “k123” zostanie utworzony folder “u234”, gdzie 234 to ID urządzenia. W przypadku zlecenia dodatkowo zostanie utworzony folder roku zlecenia np. “r2020”. Dzięki temu w razie konieczności przeglądając zawartość serwera FTP łatwo będziesz mógł znaleźć wszystkie plik, które są związane z wybranym klientem, jego urządzeniami oraz wykonywanymi dla niego zleceniami czy umowami CPC. Nazwa pliku ma podobną zależność. Skałada się ona z nazwy oryginalnej, przy czym polskie znaki są zamieniane na ich odpowiedniki bez kresek i ogonków, a spacje na podkreślniki. Jest to konieczne ze względu na nietolerancję przez niektóre serwery polskich znaków w nazwach. Do nazwy oryginalne dodawane są znaczniki oznaczające k123 – numer klienta, u234 – numer urządzenia, r2020 – rok zlecenia, z345 – numer zlecenia, cpc23 – numer umowy cpc, d2032 – id dokumentu kosztowego, t1323 – numer kartoteki towaru, s3 – numer samochodu firmowego. Dodatkowo na końcu dodawane są 4-5 cyfr losowych, ma to na celu wykluczenie powtarzania się nazw plików.

Przykładowa lista plików dla samochodu:

Edycja / usuwanie powiązanego pliku

Aby edytować wpis kliknij ikonę ołówka “Edytuj ścieżkę pliku”. Ponowna edycja zmienia jedynie opis pliku i / lub lokalną ścieżkę do pliku. Nie zmienia ona niczego co już znajduje się na serwerze FTP. Jeżeli musi być zmieniony plik na serwerze FTP należny usunąć istniejący wpis i utworzyć nowy.

Aby usunąć powiązany plik kliknij ikonę krzyżyka “Usuń ścieżkę pliku”.  Zostaniesz poproszony o zatwierdzenie decyzji. Jeżeli plik znajduje się na FTP, program zapyta o jego usunięcie z serwera.

Otwieranie powiązanego pliku

Aby otworzyć plik kliknij dwukrotnie na wpis w tabeli lub zaznacz plik i kliknij ikonę lornetki “Otwórz / Zobacz plik”. Jeżeli plik jest dostępny lokalnie zostanie otwarty w domyślnym programie zgodnym z typem pliku. Jeżeli plik nie jest dostępny w ścieżce lokalnej, a jest załadowany na serwer FTP nastąpi próba otwarcia pliku przez HTTP jeżeli taka ścieżka dostępu została skonfigurowana. Możesz również kliknąć link jeżeli jest wyświetlony w dole okna. Jeśli nie będzie możliwości otwarcia pliku za pomocą HTTP wówczas nastąpi próba pobrania pliku z serwera FTP i zapisania w roboczym folderze programu, następnie otwarcia w domyślnym programem.

Ta strona używa plików Cookies. Dowiedz się więcej o celu ich używania i możliwości zmiany ustawień Cookies w przeglądarce. Czytaj więcej...

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close