KSeF w praktyce – nowe funkcje i usprawnienia

Mimo że KSeF na dobre zadomowił się już w naszej codziennej pracy, nadal potrafi zaskakiwać. Okazuje się, że pomimo jasno określonych wytycznych wiele systemów interpretuje je dość swobodnie, co czasami skutkuje niespodziankami podczas pobierania faktur zakupowych. Takie sytuacje rodzą różne problemy, które trzeba rozwiązywać w praktyczny i przemyślany sposób.

Jest jednak także druga strona medalu. Ten sam KSeF otwiera przed użytkownikami nowe możliwości, które mogą znacząco usprawnić codzienną pracę. Dlatego kontynuujemy rozwój funkcji związanych z KSeF, ale nie tylko. Co nowego zawiera nasz program do serwisu przeczytasz poniżej.

• Korekta danych niefinansowych

Przed wprowadzeniem KSeF błędy dotyczące danych nabywcy na fakturze korygowano za pomocą not korygujących. W KSeF noty korygujące nie występują. Szybko okazało się jednak, że liczba korekt niezwiązanych z wartościami finansowymi dokumentów jest na tyle duża, że wprowadzono możliwość wystawiania korekt danych niefinansowych.

Oznacza to, że nadal możesz wystawiać standardowe korekty dotyczące zmian cen lub ilości towarów, a dodatkowo masz możliwość skorygowania innych danych, które nie wpływają na wartość dokumentu. Opcję tę znajdziesz pod prawym przyciskiem myszy na wybranej fakturze: „Korekta danych niefinansowych”.

• Usuwanie błędnie przypisanej płatności

Jeśli przez pomyłkę przypiszesz płatność do niewłaściwego dokumentu sprzedaży, możesz łatwo to skorygować. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybranej fakturze i wybrać opcję „Usuń płatność do zera”. Dokument ponownie zostanie oznaczony jako niezapłacony.

• Weryfikacja numerów rachunków bankowych

W kartotece kontrahenta można zapisać tylko jeden numer rachunku bankowego. Zdarza się jednak, że dostawca na fakturze wskazuje inny rachunek, na przykład dedykowany dla konkretnej umowy.

Jeśli dokument zakupu zostanie pobrany z KSeF i będzie zawierał rachunek różniący się od zapisanego w danych kontrahenta, program wyświetli odpowiednie ostrzeżenie. Podczas generowania przelewu system sprawdzi zgodność numerów rachunków, a w przypadku różnicy zaproponuje wykonanie przelewu na konto wskazane bezpośrednio na fakturze.

• Szybsze wyszukiwanie po numerze KSeF

Dokumenty sprzedaży można wyszukiwać według wielu kryteriów, w tym także numeru KSeF. Ponieważ wyszukiwanie wielopolowe może być bardziej czasochłonne, dodaliśmy osobne pole przeznaczone wyłącznie do wyszukiwania po numerze KSeF.

• Wyszukiwanie po odbiorcy faktury

Dokumenty sprzedaży można teraz wyszukiwać również po nazwie odbiorcy faktury. Aby skorzystać z tej funkcji, zaznacz opcję „Szukaj również wg Odbiorcy / Podmiot3” znajdującą się pod polem wyszukiwania.

• Zmiany w numeracji dokumentów

Zmieniliśmy mechanizm nadawania kolejnych numerów dokumentów sprzedaży, aby wyeliminować ryzyko powstawania duplikatów, szczególnie podczas pracy zdalnej i jednoczesnej pracy wielu użytkowników.

W związku z tą zmianą faktury korygujące (KOR), faktury zaliczkowe (ZAL), faktury VAT marża (MAR) oraz dokumenty proforma są obecnie numerowane w cyklu rocznym, niezależnie od ustawień numeracji standardowych faktur sprzedaży.

• Integracja z systemem PrinCity dla użytkowników wersji KSERO

Użytkownicy wersji KSERO mogą skorzystać z nowej integracji z systemem PrinCity, umożliwiającej automatyczne rozliczanie umów urządzeń monitorowanych przez ten system.

Integracja pozwala na w pełni automatyczne rozliczenie wielu umów oraz wystawienie odpowiadających im faktur sprzedaży. Mechanizm działa analogicznie do integracji z systemami MS Liczniki oraz V-Maintenance.

Aby rozpocząć pracę z integracją, należy skonfigurować połączenie z PrinCity, podając własną domenę oraz generując klucz dostępu w systemie PrinCity, a następnie zapisując go w konfiguracji Menadżera Serwisu. Opcje konfiguracji i rozliczania dostępne są w oknie umów CPC.

Mam nadzieję, że powyższe zmiany przyczynia się do jeszcze bardziej efektywnej pracy w twoim serwisie. A jeśli masz jakieś uwagi i propozycje wyślij je na info(at)menadzerserwisu.pl.

Dzięki wspólnemu działaniu, program do serwisu będzie szyty na miarę twojej firmy.

Twój Menadżer Serwisu