KSeF: pokochaj albo… No nie, rzucić się nie da
Nadszedł dzień, w którym KSeF wszedł w życie i raczej z nami pozostanie. Pomimo iż większość będzie musiała wysyłać faktury sprzedażowe do KSeF od 1 kwietnia, to od dziś wszyscy mamy obowiązek odbierać faktury zakupowe. O tym jak to będzie funkcjonowało przekonamy się już w najbliższych tygodniach. Na szczęście wasz program do serwisu jest na to przygotowany.
Od początku stycznia możecie konfigurować i testować komunikację z KSeF. Wasze pierwsze uwagi już zostały wdrożone, co skutkuje zmianami w tej aktualizacji. Część zmian związanych z KSeF jeszcze będzie dokonywana, a o tych już zrobionych przeczytasz poniżej.
- Wystawione, ale jeszcze nie wysłane faktury wyślesz na koniec dnia dzięki masowej wysyłce faktur. Funkcję znajdziesz w tabeli faktur pod prawym przyciskiem myszy „KSeF / Wyślij wszystkie nie wysłane”.
- Prędkość wysyłania faktur do KSeF możesz zmieniać w trzystopniowej skali:
- normalna – jedna wysyłka w ciągu 2 s.,
- przyspieszona – dwie faktury na sekundę,
- spowolniona – jedna faktura przez 5 s.
Działanie ma na celu możliwość reakcji przerwania wysyłki, lub jej przyspieszenie przed zakończeniem pracy. Sama prędkość będzie również zależna od szybkości łącza internetowego. Spowolnienie również może być przydatne przy dużym obciążeniu serwerów KSeF.
- Na fakturach sprzedaży pojawią się kody QR, ale tylko w przypadku faktury wysłanej do KSeF. Jest o element obowiązkowy, a ma na celu łatwą weryfikację czy dokument został zarejestrowany w KSeF. Jeżeli nie widzisz QR na wydruku / PDF oznacza to, że faktura nie została wysłana do KSeF.
- Co do zasady nie ma obowiązku pobierania faktur zakupowej w formie PDF i ich drukowania oraz przechowywania. Jednak jeżeli bardzo chcesz to zrobić, a Twój dostawca nie dostarczył ci PDF np. w wiadomości e-mail, możesz taką fakturę pobrać. Proces jest jednak dość skomplikowany. Możesz to zrobić na dwa sposoby:
- zalogować się do aplikacji KSeF i tam pobrać fakturę PDF.
- pobrać ją wykorzystując link do faktury, ale będzie to wymagało autoryzacji dokumentu.
Ponieważ samo logowanie przez pracowników nie zawsze jest możliwe, ten drugi sposób będzie lepszy. Z poziomu Menadżera Serwisu i pobierania dokumentów z KseF, klikając prawym przyciskiem myszy na fakturze wybierz „Pobierz dokument PDF”, zostaniesz przekierowany do strony, gdzie musisz podać dane autoryzujące: numer faktury, NIP nabywcy, kwota brutto ogółem. Dane te zostały wyświetlone w oknie poniżej, ale możesz również skorzystać z prawego przycisku myszy na fakturze i kopiować je do schowka. Następnie wklejając poszczególne dane na stronie www autoryzujesz pobieranie dokumentu. Uff…
- Przyjmując towar na magazyn dokumentem PZ bezpośrednio z KSeF możesz zderzyć się z faktem, że Twój dostawca ma inne oznaczenia towarów w polu indeks od Twoich. Może również wcale ich nie podać. Aby przyjąć zakupione towary do właściwych kartotek na magazynie możesz je dopasować. W oknie importu zaznacz pozycję i kliknij „Dopasuj”. Wybierz właściwą pozycję z magazynu, pole „Pasuje do” zmieni się z czerwonego „BRAK” na zielone z numerem wybranej kartoteki. Z tego poziomu możesz również dodać nową kartotekę na magazyn wg opisów dostawcy, zmienić rodzaj kartoteki, albo usunąć pozycję z listy importowanych. Dopasowanie dotyczy również nazw – nazwy twoja i dostawcy mogą być różne.
- Pojawiła się również możliwość wydłużenia czasu wysyłki faktur za pomocą e-mail. W oknie grupowej wysyłki e-mail możesz zaznaczyć „Wydłuż czas między wysyłkami e-mail o [s]” i wybrać ilość dodatkowych sekund interwału. Zmiana ta została podyktowana faktem, iż niektóre serwery blokują możliwość wysłania e-mail w krótkim czasie, gdyż traktują dożą ilość wysyłek jako działania spamowe.
Nad czym jeszcze pracujemy? Podpisywanie faktur certyfikatem offline pojawi się wkrótce. O aktualizacji Menadżer Serwisu jak zwykle was poinformuje.
Mam nadzieję, że powyższe zmiany przyczynia się do jeszcze bardziej efektywnej pracy w twoim serwisie. A jeśli masz jakieś uwagi i propozycje wyślij je na info(at)menadzerserwisu.pl. Z twoim udziałem program do serwisu będzie szyty na miarę Twojej firmy.
Twój Menadżer Serwisu
